Business News Daily (2023) define la contabilidad de nóminas como “el cálculo, manejo, registro y análisis de los emolumentos de los empleados”. En este proceso "deben incluirse también los beneficios, las retenciones y las deducciones relacionadas con las compensaciones de los trabajadores”. Además, es necesario tener muy en cuenta la normativa legal correspondiente a cada país, pues, los requisitos pueden variar incluso de un estado a otro.
En cualquier caso, la gestión de nómina semanal garantiza el cumplimiento de las leyes laborales locales, estatales y nacionales, evitando así posibles infracciones de la normativa fiscal. Igualmente, proporciona un panorama preciso del costo por hora de cada trabajador, lo cual es fundamental para saber cuánto capital se requiere para ampliar la plantilla. Lo mejor de todo es que el cálculo de las retribuciones de los empleados puede simplificarse significativamente si se utiliza un software de contabilidad.
A continuación, se profundiza más sobre este tema.
¿Cuándo es recomendable utilizar un software contable para gestionar la nómina semanal?
La automatización es una alternativa recomendable no solo para el manejo de nóminas, también para la agilización de todas las tareas contables. En el caso concreto de los emolumentos semanales, un software anclado en la nube sirve para configurar y verificar todas las prestaciones y salarios. Allí, las empresas y los trabajadores pueden calcular los pagos con base en las horas registradas junto a las deducciones correspondientes.
Entonces, cuando llega el día de pago, los trabajadores pueden entregar la información de depósito y recibir el sueldo en su banco directamente. Si bien algunas empresas son capaces de hacer a mano cada operación, ¿cómo saben si es necesario una actualización de la nómina? De igual manera, ¿cuál es el costo de completar los cálculos manualmente y cuánto tiempo lleva?
Las 5 grandes ventajas de usar un software para la gestión de nómina semanal
- Ahorro de tiempo: el uso de una aplicación de contabilidad simplifica y reduce drásticamente los tiempos de todos los procesos contables;
- Ahorro de dinero: algunos softwares de contabilidad (QuickBooks, por ejemplo) ofrecen planes de suscripción adaptados a las necesidades del negocio, lo cual, resulta más económico que contratar personal especializado en la gestión de nómina;
- Automatización de todas las actividades contables: esto aparte de facilitar las tareas al personal, permite invertir tiempo y recursos en otras áreas de la empresa;
- Minimización de errores y de riesgos: el manejo automatizado de la nómina elimina significativamente la posibilidad de errores en los cálculos y evita futuros problemas legales;
- Rastreo ininterrumpido de las operaciones: un software de contabilidad puede hacer seguimiento de las horas completadas por los empleados (aparte de otras funciones administrativas) de forma permanente.
Los principales aspectos de la contabilidad de nóminas
Según portales como Corporate Finance Institute (2022), los gastos de nómina están vinculados con las obligaciones aceptadas por un empleador. Específicamente, las empresas deben cancelar las retribuciones respectivas de los trabajadores por su labor directa o aquellas relacionadas con las prestaciones delimitadas por la ley correspondiente.
Por consiguiente, la suma de los conceptos recién mencionados constituye el costo de mantener a un empleado en nómina. En añadidura, todos los gastos registrados deben cumplir el fundamento de correspondencia en la contabilidad. Esto significa que los pagos devengados deben coincidir con el período en el cual se emite la declaración (ya sea trimestral o anual) de ingresos. En consecuencia, es necesario tener en cuenta lo siguiente:
- El principio de correspondencia no depende de la fecha de pago. Por ejemplo, si se contrata a un trabajador el 1 de marzo y se le paga su primer sueldo el 1 de abril, el gasto debe reflejarse en la contabilidad del mes de marzo;
- La remuneración de la labor de los trabajadores no siempre se registra dentro de los gastos. En algunas ocasiones se incluye en el costo de fabricación de un producto (mano de obra), en otras se reconoce cuando se venden las existencias (o costo operativo de venta).
Cómo llevar la contabilidad de nómina de forma efectiva
Como se describió en líneas anteriores, la forma más práctica de llevar la contabilidad de nóminas de forma simple y efectiva es mediante la utilización de un software de contabilidad con funciones adaptadas a las necesidades de una empresa. Así, el programa se encarga de hacer automáticamente las tareas señaladas como indispensables de este proceso. Según Forbes (2023) , se trata de los cinco pasos descritos a continuación:
1. Identificar los elementos para el cálculo de la nómina Comprende:
- El salario y las compensaciones de los trabajadores establecidas por contrato;
- Beneficios de los empleados: incluye cuestiones como seguro médico, plan de retiro o de pensionados y las prestaciones sociales, entre otros;
- Cronograma de nóminas: establece la frecuencia (semanal, quincenal o mensual) en la cual cobran los empleados en relación con las horas trabajadas, el puesto y los servicios realizados.
2. Completar el papeleo requerido por la legislación correspondiente Implica mantener al día los registros y demás documentos indispensables para operar de forma legal y poder contratar personal. Generalmente, la legislación de cada país busca regular cuestiones relacionadas con la identidad de los empleados, fiscalidad y transparencia de las transacciones. En el caso de las firmas radicadas en Estados Unidos, por ejemplo, las empresas deben rellenar los siguientes formularios:
- Forma I-9, referente a garantizar la ciudadanía de los trabajadores ( o que tengan un estatus migratorio regular);
- Forma W-4, relativa a la retención de impuestos de los trabajadores con contrato vigente en la empresa;
- Formulario de autorización de depósito directo.
3. Determinar los pagos de la nómina
La típica operación manual del cálculo del pago de nómina consiste en multiplicar el número de horas trabajadas por la tarifa por hora del empleado. Seguidamente, es necesario considerar las posibles bonificaciones (por horas extra, por ejemplo) y los montos de las retenciones. Mas, con un software contable, este procedimiento se lleva a cabo automáticamente sin fallos.
4. Configurar la planificación de contabilidad
La cuenta de pasivos y de gastos de nómina deben estar integradas dentro de la planificación financiera. Cabe aclarar que los pasivos de nómina corresponden a los montos de dinero pendiente por cancelar a los trabajadores (de alguna bonificación, por ejemplo). Adicionalmente, el software contable ayuda a completar eficazmente la configuración de las cuentas primarias apuntadas a continuación:
- Gastos salariales brutos;
- Gastos de seguro médico (del empleado y de los familiares que éste pueda incluir);
- Impuestos federales y estatales ( pasivo);
- Impuestos relacionados con las leyes federales y con los planes de seguridad social ( pasivo);
- Indemnizaciones laborales ( pasivo ).
5. Pagar los impuestos
Luego de calcular los costos de nómina, toca cancelar los impuestos contraídos para un período determinado (trimestral o anual). Asimismo, las empresas están obligadas a proporcionar a las autoridades nacionales el registro de los salarios anuales junto a los respectivos impuestos federales y estatales y los aportes a la caja de salud. En este punto, el software de contabilidad ayuda a llevar un registro apropiado de impuestos y, por ende, evita que la empresa incurra en alguna infracción fiscal.
