La subcontratación de servicios o outsourcing se ha convertido en una práctica común entre las empresas que buscan especializarse en su actividad principal, delegando funciones a terceros. Aunque es una estrategia que aporta múltiples beneficios como la reducción de costos y la mejora de la eficiencia, es fundamental seguir ciertas reglas y normas para evitar riesgos que comprometan la estabilidad y el cumplimiento legal del negocio.
Las principales reglas del outsourcing empresarial
Cumplir con las regulaciones locales e internacionales
Uno de los primeros aspectos que cualquier empresa debe considerar al subcontratar servicios es el cumplimiento con las leyes locales e internacionales aplicables. En México, la Ley Federal del Trabajo establece reglas específicas para el outsourcing en empresas, principalmente con el objetivo de proteger los derechos laborales de los empleados y evitar la evasión de responsabilidades fiscales y laborales.
Las empresas deben asegurarse de que cualquier proveedor de servicios de outsourcing cumpla con todas las regulaciones vigentes, tanto en temas fiscales como laborales, para evitar sanciones y multas que puedan dañar la reputación y estabilidad de la empresa.
Seleccionar proveedores de confianza y con buena reputación
La elección de un proveedor de outsourcing confiable es clave para el éxito de esta práctica. Asegúrate de investigar y verificar la reputación del proveedor, solicitando referencias y, si es posible, contactando con algunos de sus clientes actuales. Un proveedor con buenas prácticas de transparencia y cumplimiento legal reducirá los riesgos asociados a la subcontratación.
Asimismo, verifica que el proveedor cuente con los permisos y certificaciones necesarias para operar en el sector, especialmente en áreas sensibles como tecnología, finanzas o recursos humanos.
Formalizar acuerdos mediante contratos detallados
Un contrato bien estructurado es fundamental para proteger los intereses de ambas partes en cualquier relación de outsourcing. Este documento debe especificar claramente el alcance de los servicios, responsabilidades, plazos, estándares de calidad, confidencialidad y, por supuesto, los términos de cumplimiento legal.
En el contrato también se deben incluir cláusulas de penalización en caso de incumplimiento y una sección que cubra la propiedad intelectual y la confidencialidad de la información de la empresa. Este acuerdo detallado no solo establece expectativas claras, sino que también proporciona un recurso legal en caso de disputas.
Monitorear el desempeño y cumplimiento del proveedor
Una vez que se ha seleccionado al proveedor de outsourcing y se ha formalizado el contrato, es importante no bajar la guardia. Realizar auditorías y evaluaciones periódicas para medir el desempeño del proveedor y su cumplimiento con los términos acordados permite identificar posibles problemas a tiempo.
Esto también es útil para asegurar que la calidad del servicio se mantenga y que la empresa no se vea afectada por incumplimientos o desviaciones en los servicios recibidos. Utilizar métricas de rendimiento específicas puede ayudar a evaluar la efectividad del proveedor en relación a los objetivos planteados.
Asegurar la confidencialidad y protección de datos
La seguridad de la información es una de las principales preocupaciones cuando se externalizan servicios, especialmente si el proveedor tiene acceso a datos sensibles de la empresa. Es indispensable establecer medidas estrictas de protección de datos y asegurarse de que el proveedor cumpla con la normativa de privacidad y confidencialidad.
Esto puede incluir la implementación de protocolos de seguridad, tales como cifrado y controles de acceso, así como capacitaciones para los empleados del proveedor en manejo de datos sensibles. Además, incluir cláusulas de confidencialidad en el contrato de outsourcing es crucial para resguardar la información confidencial.
Respetar los derechos laborales de los empleados subcontratados
Una regla fundamental en el outsourcing es asegurarse de que los derechos laborales de los empleados subcontratados se respeten adecuadamente. Aunque el proveedor de servicios es el responsable directo de los contratos laborales, la empresa contratante debe cerciorarse de que los trabajadores reciban todas las prestaciones de ley y trabajen en condiciones justas.
Este aspecto es especialmente importante en México, donde las reformas recientes a la Ley Federal del Trabajo exigen que las empresas supervisen que sus proveedores de outsourcing respeten los derechos de sus empleados. No cumplir con esta regla puede acarrear sanciones legales y daños reputacionales.
Evaluar continuamente la necesidad del servicio de outsourcing
El outsourcing debe ser evaluado constantemente para asegurar que sigue siendo la mejor opción para la empresa. Con el tiempo, las necesidades pueden cambiar y es posible que la empresa esté en una posición de internalizar ciertas funciones para mejorar el control y reducir costos.
Realizar evaluaciones periódicas permite identificar áreas de mejora y posibles oportunidades para optimizar la estrategia de outsourcing. De igual forma, si el proveedor no cumple con las expectativas, es importante tener una estrategia para rescindir el contrato sin afectar las operaciones.
